Die meisten Unternehmen nutzen heute Microsoft SharePoint zur Verwaltung ihrer Teamprojekte und -inhalte, da die Lösung eine unkomplizierte Zusammenarbeit und ein einfaches Dokumentenmanagement ermöglicht und Netzlaufwerke überflüssig macht. Viele der Dokumente in Ihren SharePoint-Bibliotheken bestehen aus Datensätzen, für deren Schutz Sie geeignete Governance-Prozesse benötigen.
In diesem Artikel wird die Datensatzverwaltung in Microsoft in SharePoint erläutert und aufgezeigt, wie Sie die Funktionen in SharePoint effektiv nutzen.
Herkömmliche Ansätze für die Datensatzverwaltung in SharePoint
SharePoint bietet traditionell zwei Methoden für die Datensatzverwaltung:
- Direkte Datensatzverwaltung: Datensätze werden in den Dokumentbibliotheken gespeichert, in denen sie erstellt werden. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Benutzer mit Dokumenten arbeiten können, ohne sich Gedanken machen zu müssen, wo Datensätze gespeichert werden. Die direkte Datensatzverwaltung führt jedoch zu einem enormen Mehraufwand für den zuständigen Administrator, da die Datensätze eines Unternehmens in der Regel auf unterschiedliche Websites und Websitesammlungen verteilt sind. Eine zuverlässige Überwachung und Kontrolle und auch die Einhaltung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sind nur möglich, wenn die Administratoren aller Websites eng zusammenarbeiten. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto schwieriger wird diese Aufgabe.
- SharePoint-Datenarchiv: Datensätze werden zentral gespeichert und verwaltet. Mit dieser Option profitieren Administratoren von einer deutlich einfacheren Governance und Compliance. Werden Datensätze aus ihren ursprünglichen Bibliotheken an einen anderen Speicherort verschoben, ist es jedoch schwieriger für Anwender, die benötigten Daten aufzufinden. Die Lösung für dieses Problem besteht darin, SharePoint so zu konfigurieren, dass bei der Deklaration von Inhalten als Datensatz und der Verschiebung dieser Datensätze auf die Datenarchiv-Website Stubs erstellt werden. Dabei handelt es sich um Verknüpfungen, über die Benutzer auf das gewünschte Dokument zugreifen und wie gewohnt damit arbeiten können.
Diese herkömmlichen Ansätze sind beide mit klaren Nachteilen verbunden. Zum einen müssen die Mitarbeiter in den Prozessen für die Deklaration von Datensätzen geschult werden und diese strikt befolgen, insbesondere wenn es im Lauf der Zeit immer weniger physische Datensätze gibt und stattdessen der Umfang elektronischer Daten zunimmt. Da die meisten Benutzer ihre Arbeitszeit nicht für die Deklaration von Datensätzen aufwenden möchten, ist es oft äußerst schwierig, ein ordnungsgemäßes Informationsmanagement sicherzustellen. Darüber hinaus führt die Verwaltung von Datensätzen im Datenarchiv oft dazu, dass Benutzer die Deklaration eines Datensatzes aufschieben, weil sie befürchten, danach nicht mehr auf die benötigen Informationen zugreifen zu können.
Ist SharePoint bereits viele Jahre im Einsatz und die Datensatzverwaltung wird nachträglich implementiert, entstehen zusätzliche Herausforderungen. Die Datensatzverwaltung in SharePoint setzt sorgfältig strukturierte Dokumentbibliotheken mit präzisen Metadaten voraus. In den meisten SharePoint-Umgebungen wird diese Anforderung nicht erfüllt. Zudem sind natürlich bereits unzählige Dateien in SharePoint vorhanden – niemand hat wirklich Zeit und Lust, all diese Dateien zu überprüfen, um zu ermitteln, welche Dokumente als Datensatz deklariert werden sollten.
Ein moderner Ansatz
Eine bessere Herangehensweise ist es, das SharePoint-Datenarchiv zum Besitzer der Datensätze zu machen, während die Dateien weiter auf ihren ursprünglichen Websites gespeichert werden. Immer mehr Unternehmen, die SharePoint im Rahmen ihrer Implementierung von Office 365 nutzen, setzen auf diese Strategie. Unterstützt wird dieser moderne Ansatz durch das Office 365 Security and Compliance Center, das die Verwaltung von Richtlinien für das Informationsmanagement ermöglicht. Unternehmen können darüber Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die sich auf ganze Websites oder auf einzelne E-Mail-Adressen anwenden lassen. Sie können außerdem Elemente oder Inhaltstypen in Office 365, etwa E-Mails oder Dokumente, mit Aufbewahrungsbezeichnungen versehen, um Compliance-Vorschriften oder interne Richtlinien einzuhalten.
Effiziente Nutzung der Datensatzverwaltung in SharePoint
Das Datenarchiv und das Security and Compliance Center werden den rechtlichen Anforderungen der meisten Unternehmen gerecht. Hierzu müssen jedoch Datensätze erfasst und klassifiziert werden. Die Herausforderung: Unternehmen benötigen eine Lösung für eine einfache Ermittlung und Deklaration von Datensätzen. Wenn diese Aufgabe an die Benutzer delegiert wird, ist vorprogrammiert, dass sie das System gar nicht erst nutzen werden.
Eine automatische Klassifizierung von Dateien und Dokumenten sorgt dafür, dass Mitarbeiter keine Datensätze deklarieren müssen. Zugleich können Datensätze präziser und einheitlicher klassifiziert werden. Wenn Sie Ihr Tool im Lauf der Zeit weiter trainieren, können Sie bereits klassifizierte Inhalte in Microsoft SharePoint überprüfen, um Klassifizierungsfehler zu beheben und Inhalte aufzufinden, die bisher übersehen wurden. Auf diese Weise können Sie die lückenlose Einhaltung der Richtlinien Ihres Unternehmens sicherstellen.
Mit Tools wie Netwrix Data Classification lassen sich Datensätze automatisch identifizieren, klassifizieren und deklarieren. Zwar macht eine automatische Klassifizierung die Schulung von Benutzern oder die manuelle Deklaration von Datensätzen nicht überflüssig, doch können Sie mit den entsprechenden Tools die Compliance gewährleisten und auf Anfrage von Prüfern oder Ihrer Rechtsabteilung nachweisen.
Zusammenfassung
Die beste Herangehensweise für die Implementierung der Datensatzverwaltung ist die Einrichtung einer Datenarchiv-Website, die jedoch sorgfältig geplant und strukturiert werden muss. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie ihnen die Bedeutung der Datensatzverwaltung und die zu befolgenden Prozesse erläutern, und nutzen Sie für die präzise und konsistente Klassifizierung von Datensätzen in Ihrer SharePoint-Umgebung ein Tool für die automatische Klassifizierung.
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