Der Dienst SharePoint Online besteht aus einer cloudbasierten Plattform, die eine einfachere Zusammenarbeit ermöglicht. Ihre Mitarbeiter können darüber Dokumente, Kalender, Listen, Bilder, Diskussionsrunden und vieles mehr für andere Benutzer in Ihrem Netzwerk oder in manchen Fällen auch für Personen außerhalb Ihres Netzwerks freigeben, beispielsweise für Partner oder Lieferanten. Mit dieser Plattform sind selbst kleine Unternehmen in der Lage, ein eigenes Intranet zu betreiben, ohne ihr Budget für Infrastruktur oder IT-Personal aufwenden zu müssen. Darüber hinaus stellt SharePoint Online Webdienste zur Verfügung, mit denen Entwickler auf SharePoint-Daten zugreifen können.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre SharePoint Online-Umgebung effizient verwalten.
Überblick über die standardmäßige Websitestruktur
Das grundlegende Element von SharePoint-Inhalten ist die Websitesammlung: eine Gruppe von Websites mit ähnlichen Eigenschaften, die gemeinsam verwaltet werden können. In Ihrem Office 365-Abonnement sind standardmäßig zwei Websitesammlungen enthalten:
- Eine Standard-Teamwebsitesammlung (https://IhrMandant.sharepoint.com), die aus einer einfachen SharePoint-Website für die Zusammenarbeit besteht. Sie können innerhalb dieser Websitesammlung weitere Websites für einzelne Teams, Projekte, Besprechungen usw. erstellen. Mithilfe von Teamwebsites können Ihre Teams Inhalte, Daten, Berichte und Neuigkeiten verwalten und gemeinsam bearbeiten. Websites in SharePoint Online werden auf ähnliche Weise erstellt wie in einer lokalen SharePoint-Umgebung. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass in SharePoint Online keine Webanwendung ausgewählt werden kann.
- Eine standardmäßige öffentliche Websitesammlung (https://IhrMandant-public.sharepoint.com), die ursprünglich für die Bereitstellung der öffentlichen Website Ihres Unternehmens vorgesehen war. Diese Funktion wird jedoch kaum noch genutzt, weshalb Sie diese Websitesammlung getrost ignorieren können.
Sie können auch eigene Websitesammlungen erstellen. Viele Unternehmen verwenden hierfür Vorlagen für Websitesammlungen, da sich Websitesammlungen damit schneller und einfacher erstellen lassen.
Neben den zwei mandantenspezifischen Websitesammlungen gibt es außerdem für jeden Benutzer Ihres Mandanten, der über eine SharePoint Online-Lizenz verfügt, eine Website „MySite“. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um ein Front-End für den Dienst OneDrive for Business, über den jedem Benutzer ein Terabyte Speicherplatz zur Verfügung steht. Dieser Speicherplatz kann mit Desktop-PCs und Laptops synchronisiert werden, sodass Benutzer unabhängig vom verwendeten Gerät jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente haben. Auf OneDrive for Business soll später noch ausführlicher eingegangen werden.
Verwalten von SharePoint Online
Um mit der Administration von SharePoint Online zu beginnen, greifen Sie über https://IhrMandant-admin.sharepoint.com auf das SharePoint Admin Center von Office 365 zu. Dort stehen Funktionen für eine einfache und effektive Verwaltung von SharePoint zur Verfügung. Nach der Anmeldung wird ein Bildschirm wie der folgende angezeigt:
Abbildung 1: Das SharePoint Admin Center
Arten von SharePoint Online-Websiteinhalten
In SharePoint Online ist eine Liste mit Inhaltstypen vorgegeben, die Sie auf einer Website erstellen können. Hierzu gehören:
- Seiten: Eine Seite kann im Browser mit den Editor-Funktionen von SharePoint bearbeitet werden. Seiten enthalten vorwiegend Text; Sie können jedoch auch Bilder, Links, Listen und Webparts (kleine Codeelemente) in Seiten einbinden.
- Dokumentbibliotheken: Eine Dokumentbibliothek besteht aus Word- und anderen Dateien. Sie können Ordner erstellen, um die Dokumente innerhalb der Bibliothek logisch zu strukturieren. Um eine Datei zu ändern, muss ein Benutzer sie zunächst aus- und wieder einchecken. So wird sichergestellt, dass eine Datei zu einem bestimmten Zeitpunkt jeweils nur von einer Person bearbeitet wird. Sie können auf diese Weise außerdem vorherige Versionen aufbewahren und den Revisionsverlauf eines bestimmten Dokuments anzeigen.
- Andere Arten von Bibliotheken: Es gibt Formularbibliotheken mit XML-Formularen, mit denen Sie Informationen über Microsoft InfoPath weiterleiten können, Bildbibliotheken mit Bilddateien und Wikiseitenbibliotheken, mit denen Sie Text auf Websites schnell bearbeiten und mit anderen Seiten verknüpfen können – sozusagen ein rudimentärer gemeinsam nutzbarer Texteditor.
- Websites: Websites sind im Wesentlichen Sammlungen von Inhalten. Sie können Websites unter Ihrer zentralen SharePoint-Website erstellen, um zusammengehörige Materialien mit einem bestimmten Schwerpunkt zu sammeln. Auch für Besprechungen, Blogs, Dokumente und Teams können innerhalb einer größeren Website eigene Websites eingerichtet werden.
- Listen: Listen sind Sammlungen von Elementen wie Links, Ankündigungen, Kontakten oder Aufgaben. Komplexere Listen können einen Kalender, eine bearbeitbares Datenblatt, eine Diskussionsrunde, eine Problemverfolgungsliste, eine Liste von Projektaufgaben mit einem Gantt-ähnlichen Diagramm, eine Umfrage oder eine importierte Tabellenkalkulation beinhalten.
Neben der Administration von SharePoint Online ermöglicht das Admin Center auch die Verwaltung von Office 365-Gruppen.
Best Practices für die Strukturierung von SharePoint Online
Bevor Sie Office 365 erstmals verwenden, sollten Sie sich Gedanken über die Strukturierung Ihrer SharePoint-Websites machen. Für eine einfachere Administration von Websitesammlungen empfehlen die meisten SharePoint-Experten, sich bei der Erstellung von Websitesammlungen an den Berechtigungen zu orientieren, die Benutzer und Ersteller benötigen. Sie können beispielsweise separate Websitesammlungen für Vertrieb und Marketing, Kundendienst, Forschung und Entwicklung sowie das operative Geschäft einrichten. Innerhalb dieser einzelnen Websitesammlungen können Websitesammlungsadministratoren den Benutzern Berechtigungen zur Erstellung von Unterwebsites erteilen, damit Teams ihre eigenen Websites verwalten können, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.
Überblick über Gruppen und Berechtigungen
Typische Aufgaben eines Administrators sind das Erteilen, Ändern und Aufheben von Berechtigungen für Office 365-Benutzer. SharePoint-Berechtigungen lassen sich mit den standardmäßigen NTFS-Berechtigungen in Windows vergleichen: Gruppen von SharePoint-Benutzern können Lese- und Schreibberechtigungen (sowie weitere SharePoint-spezifische Berechtigungen) erteilt werden.
Die Berechtigungen, die Sie erteilen können, werden auf dem Menüband der jeweiligen SharePoint-Website auf der Registerkarte „Berechtigungen“ angezeigt:
Abbildung 2: Anzeigen von Berechtigungen und Gruppen für die standardmäßige SharePoint-Teamwebsite eines Mandanten
Auf dieser Seite können Sie eine neue Gruppe erstellen, Berechtigungen für die Standardgruppen (Mitglieder der Teamwebsite, Besitzer der Teamwebsite und Besucher der Teamwebsite) erteilen, bearbeiten oder widerrufen sowie die Berechtigungen für einen bestimmten Benutzer oder ein bestimmtes Objekt überprüfen.
Wenn Sie im Bereich „Verwalten“ des Menübands auf „Berechtigungsstufen“ klicken, können Sie alle verfügbaren Berechtigungsstufen anzeigen sowie Berechtigungsstufen erstellen oder löschen:
Abbildung 3: Anzeigen und Verwalten von Berechtigungsstufen
Wenn Sie neue Benutzergruppen erstellen möchten, um Ihnen detailliertere SharePoint-Berechtigungen zuzuweisen, verwenden Sie hierfür am besten das Office 365 Admin Center. Da der Dienst vollständig auf Azure Active Directory basiert, stehen die in einer Anwendung erstellten Gruppen auch in anderen Anwendungen zur Verfügung, ähnlich wie bei der Erstellung von Sicherheitsgruppen in Ihrem lokalen Active Directory. Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Gruppe zu erstellen:
- Wechseln Sie zum Verwaltungsportal unter https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/homepage.
- Bewegen Sie den Mauszeiger im Menü links über das Symbol mit mehreren Personen. Klicken Sie im Popup-Menü auf „Gruppen“.
- Klicken Sie auf „+ Gruppe hinzufügen“.
- Füllen Sie das Formular aus, um eine neue E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe zu erstellen. Erstellen Sie in diesem Schritt keine Office 365-Gruppe – dies ist eine andere Art von Gruppe, die für unsere Zwecke nicht relevant ist. Eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe ist eine Benutzergruppe, der Berechtigungen für verschiedene Websites und Dienste zugewiesen werden können, die jedoch wie eine Exchange-Verteilergruppe auch über einen einzelnen Alias adressierbar ist.
Abbildung 4: Erstellen neuer Gruppen
Aktivieren der Versionsverwaltung
Eine sehr praktische Funktion von SharePoint Online ist die integrierte Unterstützung für die Versionsverwaltung von Dokumenten. Wenn Sie die Versionsverwaltung aktivieren, erstellt SharePoint jedes Mal, wenn eine Datei gespeichert wird, eine neue Version der Datei. Auf diese Weise können Sie ganz einfach einen Überwachungspfad erstellen, die jüngsten Aktivitäten im Zusammenhang mit einer Datei anzeigen, überprüfen, wer welche Änderungen daran vorgenommen hat und unerwünschte Änderungen zurücksetzen. Viele Unternehmen, die bestimmte Dokumente über einen längeren Zeitraum bearbeiten, nutzen die Versionsverwaltung.
Sie aktivieren die Versionsverwaltung in Dokumentbibliotheken. Klicken Sie beispielsweise auf einer Teamwebsite auf „Dokumente“, dann auf das Symbol „Einstellungen“ oben rechts im Fenster (Rädchen auf der schwarzen Leiste) und anschließend auf „Bibliothekseinstellungen“. Klicken Sie auf der daraufhin angezeigten Seite unter „Allgemeine Einstellungen“ auf „Versionsverwaltungseinstellungen“. Es wird die folgende Seite angezeigt:
Abbildung 5: Versionsverwaltungseinstellungen für eine Dokumentbibliothek
Stellen Sie sicher, dass eine der Versionsverwaltungsoptionen „Hauptversionen erstellen“ oder „Haupt- und Unterversionen (Entwürfe) erstellen“ aktiviert ist, und klicken Sie auf „Speichern“. Ihre Benutzer können dann bei der Erstellung, Änderung und Speicherung von Dokumenten in dieser Bibliothek verschiedene Versionen in der Historie der Dokumente anzeigen und verwenden.
Die Verwendung von Unterversionen ist nicht wirklich empfehlenswert, da bei jeder kleinen Änderung eine neue Dateiversion erzeugt wird. Zwar speichert SharePoint Dateien relativ effizient, doch können Ihre Speicherkapazitäten schnell durch Dateien aufgebraucht werden, die keinen großen Nutzen für den Versionsverlauf haben. Sofern Sie Unterversionen nicht für konkrete Zwecke benötigen, sollten Sie daher die Option „Hauptversionen erstellen“ verwenden.
SharePoint verfolgt die verschiedenen Versionen automatisch nach. Benutzer können darauf über das Web, nicht jedoch direkt über Microsoft Word zugreifen. Weisen Sie Ihre Benutzer deshalb darauf hin, dass sie ältere Versionen über die Dokumentbibliothek der Teamwebsite abrufen können. Um verschiedene Versionen anzuzeigen und zu bearbeiten, klicken Sie neben einer Datei in einer Dokumentbibliothek auf „…“ und wählen Sie im Popup-Menü den Eintrag „Versionsverlauf“. Es wird ein Bildschirm angezeigt, der in etwa wie folgt aussieht:
Abbildung 6: Zugreifen auf eine ältere Dateiversion in einer SharePoint Online-Dokumentbibliothek
Um eine bestimmte Version zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf den Link.
Verwenden des Papierkorbs
Wenn Sie Elemente (z. B. OneDrive for Business-Dateien) auf einer SharePoint-Website löschen, werden sie in den Papierkorb der Website übertragen. Von dort können sie bei Bedarf wiederhergestellt werden. Wenn Sie Elemente aus dem Papierkorb einer Website entfernen, werden sie in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben. Ein SharePoint-Websitesammlungsadministrator kann Elemente im Papierkorb der Websitesammlung anzeigen und in ihrem ursprünglichen Verzeichnis wiederherstellen. Wird ein Element aus dem Papierkorb der Websitesammlung gelöscht oder ist das Ende der Aufbewahrungsdauer erreicht, wird es dauerhaft gelöscht.
Für das Löschen von Websitesammlungen benötigen Sie die entsprechenden Berechtigungen. Wenn die Funktion nicht verfügbar ist, haben Sie keine Berechtigung, den Löschvorgang durchzuführen. Beim Löschen einer Website werden auch dazugehörige Unterwebsites, Inhalte und Informationen zu der Website gelöscht. Der Websitesammlungsadministrator kann diese Elemente aus dem Papierkorb der Wiederherstellung wiederherstellen.
Konfiguration von Freigaben
Einer der größten Vorteile von SharePoint Online ist die Möglichkeit, Inhalte mit Personen außerhalb des Unternehmens auszutauschen. Mit einer solchen Konfiguration stehen in SharePoint Online mit wenigen Klicks Funktionen ähnlich wie in einem Extranet zur Verfügung. Sie können beispielsweise ein Dokument, eine Dokumentbibliothek oder auch eine vollständige Website für externe Benutzer freigeben, ohne sich (zumindest aus Sicht des Benutzers) Gedanken über den Verbund, die Identitätsverwaltung, das Zuordnen von Anmeldeinformationen und vieles mehr Gedanken machen zu müssen. Externe Benutzer müssen in der Regel Informationen nur anzeigen und beitragen (d. h. lesen, hinzufügen und aktualisieren), sie benötigen keine Rechte für strukturelle Änderungen an der SharePoint-Website oder die Erstellung neuer Elemente wie Unterwebsites. Beachten Sie bitte, dass Sie für die Konfiguration von externen Freigaben eine globale oder SharePoint-Administratorrolle in Office 365 benötigen.
Unternehmen, die strenge gesetzliche Vorschriften und Compliance-Vorgaben einhalten müssen, möchten jedoch meist vollständig ausschließen, dass externe Benutzer auf Inhalte auf ihrem Mandanten zugreifen können oder auch Einladungen zur Anzeige solcher Inhalte erhalten. Glücklicherweise lässt sich diese Möglichkeit mit einem PowerShell-Befehl aktivieren und deaktivieren. Mit diesem Befehl können Sie externe Freigaben vollständig deaktivieren:
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites\ /thesiteyouwant -SharingCapability Disabled
Verwenden Sie diesen Befehl, um den (nicht authentifizierten) Zugriff sowohl für externe Benutzer als auch für Gäste zu ermöglichen:
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites\ /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing\
Um die Freigabe von Inhalten ausschließlich für authentifizierte externe Benutzer (nicht für Gäste) zu ermöglichen, verwenden Sie diesen Befehl:
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites\ /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserSharingOnly
Fazit
Sie sind nun mit den Grundlagen der Administration von SharePoint Online vertraut. In den weiteren Artikeln dieses Blogs können Sie sich ausführlich über die Verwaltung von Office 365 und der darin enthaltenen Anwendungen informieren. Die Artikel erläutern die Administration in einfachen Schritten, mit denen Sie die Sicherheit und Effizienz Ihrer Cloud-Umgebung verbessern können.
